Avant de pouvoir auditer l'équipement sur plusieurs sites, vous avez besoin d'une liste unique par rapport à laquelle chaque site est vérifiée. Cela semble évident, mais c'est l'étape que la plupart des entreprises sautent. C'est pourquoi les audits sur plusieurs sites se trompent dès le départ.

Rassemblez tous les dossiers existants que vous avez. Cela comprend les feuilles de calcul du site, les entrées ERP, l'inventaire détenu par les fournisseurs et tout ce qui est suivi de manière informelle. Combinez-les en une seule liste maître. Donnez à chaque actif un identifiant unique qui ne change pas, peu importe quel site le consigne ou quelle convention de nommage local ce site utilise. Si deux sites appellent actuellement le même type d'équipement par des noms différents, c'est le moment où vous réglez cela. N'attendez pas jusqu'à l'audit lui-même pour le trier.

Ce registre devient votre ligne de base. Chaque comptage que vous effectuez par la suite est comparé à lui, pas à ce que chaque site croit simplement être correct.

Pas chaque actif n'a besoin de la même fréquence d'audit. Vérifier tout selon le même calendrier gaspille du temps sur l'équipement à faible risque. Ce n'est aussi souvent pas assez fréquent pour l'équipement à haut risque.

Triez votre registre d'actifs en trois groupes. Les actifs à haut risque sont de grande valeur, se déplacent fréquemment entre les sites ou les partenaires, ou ont un historique de disparition. Vérifiez-les mensuellement, ou continuellement si vous avez les outils pour cela. Les actifs à risque moyen sont de grande valeur mais restent relativement statiques, comme l'équipement qui vit sur un site la plupart du temps. Un contrôle trimestriel est généralement suffisant pour ceux-ci. Les actifs à faible risque sont de faible valeur ou facilement remplaçables. Un contrôle annuel est généralement suffisant.

Cette seule classification résout un vrai problème. La plupart des entreprises ou auditent tout constamment, ce qui n'est pas durable, ou auditent tout rarement, ce qui laisse les actifs à haut risque non vérifiés pendant trop longtemps. Adapter la fréquence au risque corrige les deux.

Image : Tableau de classification des risques pour les actifs de priorité élevée, moyenne et faible

C'est l'étape qui cause le plus de dégâts quand elle est sautée. Disons qu'un site compte un actif comme présent s'il est n'importe où sur la propriété. Un autre site ne le compte comme présent que s'il est en utilisation active. Vos chiffres consolidés n'auront aucun sens, même si chaque site a effectué correctement son propre comptage.

Avant d'auditer l'équipement sur plusieurs sites, définissez un petit ensemble de statuts standardisés. Chaque site doit les utiliser, indépendamment de la langue locale ou des habitudes internes. Les catégories utiles incluent généralement : en utilisation, en stockage, en transit, avec un partenaire ou un fournisseur, et non comptabilisé. Traduisez ceux-ci dans la langue de chaque site. Gardez les catégories sous-jacentes identiques partout. Si un site se connecte dans un système séparé ou une feuille de calcul locale, assignez quelqu'un à cartographier les termes locaux de ce site dans vos catégories standardisées avant que les données ne soient combinées.

Sans cette étape, vous ne gérez pas vraiment un audit. Vous géreriez plusieurs audits différents et espéreriez qu'ils s'ajoutent à quelque chose de significatif.

Une fois que le registre et les catégories de statut sont en place, le comptage réel doit suivre la même méthode partout. Cela ne devrait pas dépendre de l'approche que chaque responsable de site préfère.

Donnez à chaque site les mêmes instructions. Dites-leur quels actifs vérifier, quelles options de statut utiliser et quoi faire quand un actif ne peut pas être localisé. Définissez une seule date limite qui s'applique à tous les sites en même temps. Ne laissez pas chaque site rapporter selon son propre calendrier, car les rapports échelonnés sont exactement comment les lacunes se cachent. Exigez une simple confirmation de chaque site, même un site vide. De cette façon, vous pouvez faire la différence entre un site qui a coché et n'a rien trouvé de mal, et un site qui simplement n'a pas vérifié du tout.

Image : Équipe coordonnant un comptage d'équipement synchronisé sur plusieurs sites

Quand un comptage ne correspond pas au registre, l'instinct est souvent de le noter et de passer au site suivant. C'est ainsi que les petits écarts deviennent des inconnues permanentes.

Traitez chaque écart comme quelque chose à résoudre immédiatement, pas quelque chose à réexaminer plus tard. Tout d'abord, vérifiez si l'actif apparaît sur un site voisin ou dans les dossiers de transit. Une grande part des actifs « manquants » s'avèrent être enregistrés incorrectement plutôt que réellement perdus. Si un actif ne peut vraiment pas être localisé, marquez-le comme non comptabilisé avec la date. Ne le laissez pas ambigu, de sorte que l'audit suivant puisse vous dire s'il réapparaît ou reste manquant. Tenez un journal en cours des actifs non comptabilisés entre les audits. Une tendance, comme un site ou une route produisant constamment des pertes, vous dit beaucoup plus qu'un seul comptage ne le ferait.

Tout ce qui précède est un processus que vous pouvez exécuter manuellement, et de nombreuses entreprises font exactement cela comme première étape. Mais les mêmes six étapes pointent directement vers pourquoi les comptages manuels atteignent un plafond, peu importe la discipline du processus.

Le suivi des actifs industriels résout automatiquement les étapes 1, 3 et 4. Chaque actif a déjà un identifiant unique et un statut quasi en temps réel. Il n'y a pas de registre à réconcilier, et aucun risque que deux sites utilisent des termes différents pour la même chose. Les étapes 5 et 6 se produisent continuellement plutôt que seulement aux points d'audit programmés. Un écart est signalé le jour où il se produit, pas la prochaine fois que quelqu'un parcourt le site. L'étape 2 a toujours de l'importance même avec le suivi en place, car elle vous aide à décider où concentrer votre attention. Mais elle se transforme en décidant quels actifs reçoivent la surveillance la plus détaillée, plutôt que de décider à quelle fréquence vous vérifiez physiquement. Pour les actifs où l'état compte autant que l'emplacement, la surveillance des conditions ajoute une autre couche. Elle signale les problèmes automatiquement, plutôt que d'attendre la prochaine vérification programmée.

Cela change également comment le rapportage fonctionne. Au lieu que quelqu'un extraie les chiffres de chaque site et construise un rapport à la main, la plateforme le génère automatiquement. Le taux de visibilité, les actifs non comptabilisés par site et l'historique des mouvements sont tous disponibles instantanément, en un seul endroit, sans que personne n'ait besoin de poursuivre les données ou de les assembler.

Les entreprises qui tirent le plus de valeur de la technologie de suivi sont généralement celles qui ont déjà essayé d'exécuter un processus manuel discipliné comme celui ci-dessus. Elles l'ont essayé, et elles ont frappé le même mur : une source unique de vérité qui ne se met à jour que aussi vite que le site le plus lent rapporte.

Image : Tableau de bord suivant le taux de visibilité et les actifs non comptabilisés au fil du temps